ある歯科医院では、それぞれのスタッフが管理業務を担当し、責任感を持ってその業務に当たっている。
たとえば、診療所にある設備や機器の管理を行うものや、材料薬品や消耗品などの資材を担当するもの、来院患者数やリコール率、キャンセル率等経営数値に関する管理を行うもの、などの業務を分担し、常々管理を行っているのである。
設備機器の管理を行うものは、機器の種類から購入年月がいつなのか、また、いつ故障し、それがどの程度の頻度で起こってくるか、ということまでを管理して、診療所にとってその設備が本当によかったのかどうか、そういった内容を次に設備投資する際の判断材料とするための管理を行っている。
また、資材の管理を行うものは、必要在庫数の分析や適正な在庫数にするための発注頻度の管理等、院内に資材の過不足がない状態を保つために日々管理を行っている。
こうした管理は、不良在庫を生まないことや、必要最低限の資材購入が可能になるため、医院の資金繰りに大きな影響を与える。
同時に、管理を継続することで、次回どの程度の資金を準備しておかなければならないのかということも予測できるため、非常に経営が安定してくるのである。
経営数値の管理に関しては、それぞれのドクター、歯科衛生士のリコール率、紹介患者数、キャンセル率等を把握することにより、それによって患者さんにどういったアプローチをしていくと効果が上がるのか、ということを分析・検討することにつながる。
リコール率が高いのはどういったことを行っているからなのか、キャンセル率が高いのはどういった原因があると考えられるのかということを、医院全体で共有することができる。
そうした分析の一つ一つを継続して行っていくことが、医院にとって非常に重要な情報を蓄積することにもつながっていくのである。
こうした管理業務を、歯科助手や受付担当者が中心となって、歯科衛生士も加わりながら医院全体で行っていくのである。
その内容は月一回ミーティングの中で、報告・提案という形で共有することを行っている。
今月は、それぞれどういった状況であったのか、それを踏まえて今後どう対処するべきなのかを、その部門の責任者として全体に伝達する。
このように、ある部門について担当を任せ、責任感を持って業務に当たる環境は、スタッフのモチベーションの向上を図ることができる。
管理業務というのは非常に地味な仕事で、綿密さを要求される大変な業務である。
したがって、管理業務についてやる気を継続するためには、その意味をしっかりと伝えることが必要である。
その仕事が、他の仕事にどう結びついているのか、どのように寄与しているのかが常に見えているようにする必要がある。
自分が責任を持って担当した内容を月に一回報告するということは、その内容を他のスタッフが待っているということであり、また、その報告内容によって今後の医院の動きに影響を与える大変重要なことであることを伝えておきたいものである。

スタッフが自分の考え方やあるいは提案を受け入れられると自信につながるということは、そこにアイデンティティの確立が行われるということである。
アイデンティティとはつまり、自分がそこに存在する意味があるということであり、自分がそこにいる必要性をしっかりと感じるということである。すなわち、アイデンティティを確立することは、存在価値を自分自身で見出すことができるということである。
ある歯科医院のスタッフのアイデンティティを挙げてみると、
�@冗談好きだが、腕も達者な歯科技工士
�A患者さんの話を親身になって聞いてくれる受付
�B患者さんから明るい人ねといわれる歯科助手
�Cスケーリングがとても上手な歯科衛生士
�D周囲の雰囲気を和ませることが天才的な院長
こういったことは、すべてその人がそこに存在する価値があることを示している。
普段の行動が、周囲の人へ影響を与え、その影響力によって歯科医院という組織が活発になっていくのである。
アイデンティティとは、一度決まれば変わらないというものではない。
見つけようと思えばいくらでも見つけられるし、仕事の中でしか生まれないものでは決してない。
むしろ、普段の生活の中でアイデンティティが見つかれば最良である。
しかし、日頃歯科医院で勤務しているだけでは、アイデンティティに気がつかず認識していないことがある。
常に院長の立場で気付きが生まれるよう配慮するとともに、仕事をする中で自分のアイデンティティを生かし、自信が持てるような働きかけが常にあれば、スタッフの大きな自己成長につながるのではないか。
こうして、それぞれのスタッフが歯科医院の中での自分の役割を見つけ、アイデンティティをしっかりと確立することが、さらに意欲的な行動や積極的な行動へとつながっていくものである。